El caso Kissflow - KIBA
Una historia de innovación y trabajo en equipo de la PUCP con la ayuda de Kissflow.
Cómo transformar la gestiónde presupuestos con trabajoen equipo y una herramientadigital: el caso Kissflow - KIBA
Durante los dos últimos años, en la Oficina de Presupuestos de la PUCP nos hemos sumergido en un proceso de digitalización de la mano de Kissflow, una herramienta para gestionar los requerimientos de inversión de nuestra universidad.
Aunque el proyecto no se ha desplegado aún por completo, la valoración de los usuarios y el aprendizaje adquirido nos demuestran que innovar te impulsa un paso más allá. Sobre todo si se trata de un proceso colaborativo.
EL PROBLEMA
Un flujo de trabajo que podría ser más operativo
El flujo de información de un requerimiento de inversión y su evaluación técnica se realiza por correo electrónico GMAIL. Además, la búsqueda del requerimiento y almacenamiento del estado de la inversión demandan mucho tiempo, corriendo riesgo de pérdida de información y de atención oportuna.
Aproximadamente y en promedio se usaban 7 correos para 1 requerimiento de inversión.
Manejamos una gran cantidad de inversiones con un presupuesto significativo. El problema es que no usábamos una herramienta para la gestión y el control de las inversiones urgentes, por lo que teníamos que encontrar una que se adaptara a nosotros.
María Quispe
Ingeniera en la Oficina de Presupuestos
LA SOLUCIÓN
Kissflow, una herramienta para automatizar los procesos
Detectar estas oportunidades de mejora fue el paso previo al proceso de búsqueda y análisis para encontrar una herramienta que facilitara la gestión de los requerimientos de inversión como un sistema integrado y en línea que nos permite trabajar con datos estructurados que sean parte de repositorio centralizado de información para la toma de decisiones.
Llevamos a cabo esta tarea con un espíritu digital, innovador y participativo, porque explorar e innovar siempre ha sido parte del ADN de los trabajadores y profesores de la PUCP.
Tras evaluar diferentes herramientas, elegimos Kissflow y de esta manera, se implementó KIBA para adecuar el proceso de gestión de inversiones a 4 formularios para gestionar los requerimientos de inversión. Además, el equipo no ha tenido que realizar ningún desarrollo específico porque Kissflow no precisa de un conocimiento de programación.
Esta es una de las ventajas de una plataforma que nos ayudó a cumplir con el objetivo del proyecto mostrando y compartiendo información de forma transparente y disponible en línea.
Nuestro objetivo con Kissflow es empoderar a los equipos a través de la tecnología mientras automatizamos el proceso manual de requerimientos de inversión. Es un proyecto ambicioso que requiere la implicación de todos.
Diego Dávila
Especialista en Transformación Digital DAPE
LOS RETOS
Integrar una nueva manera de hacer y trabajar
LOS RESULTADOS
Una experiencia llena de aprendizaje
Una experiencia llena de aprendizaje. Si bien las unidades aún no participan en el flujo de Kissflow-KIBA, la recepción que ha tenido la herramienta fue bien valorada en un focus group realizado con seis unidades. Actualmente, hemos mejorado en la trazabilidad con una reducción en el tiempo de consulta del estado de un requerimiento de inversión y mejoras en la consolidación de la información.
85%
Con la implementación de KIBA, el tiempo de consulta de la información del estado de un requerimiento de inversión se reduce en 85%.
Queda mucho por mejorar y avanzar, pero en la PUCP cada vez contamos con más y más proyectos que impulsan nuestra transformación digital. Porque nuestro espíritu nos motiva a seguir este camino. A explorar e innovar.
Estamos preparados para los siguientes retos, porque lo digital forma parte de nuestro ADN.
Ubicación
Campus principal
RUC: 20155945860
