El caso UiPath
Agilizando el proceso de emisión de comprobantes de pago de la Universidad
Una herramienta digital que se ha convertido en un miembro más del equipo de Facturación de la PUCP y ha transformado con éxito y eficiencia la forma de trabajo.
La historia de la transformación digital en la Oficina de Contabilidad de la PUCP comenzó en 2018, cuando se exploraron diversas herramientas tecnológicas para automatizar los procesos manuales y operativos; es así que, en 2022, gracias al impulso de la iniciativa de transformación digital promovida por la PUCP, el equipo de la sección de Facturación de la Oficina de Contabilidad encontró los recursos necesarios para implementar una herramienta que automatice la gran cantidad de comprobantes de pago que se emitían de forma manual en el área. Fue así que se logró implementar un RPA*, en la plataforma UiPath, que coloquialmente, el equipo llama “Robotín” y que ya se comparte exitosamente con otras unidades como el Centro Cultural de la PUCP (CCPUCP).
* Robotic Process Automation o Automatización Robótica de Procesos en español
El problema
Un gran número de comprobantes emitidos manualmente
La sección de Facturación de la Oficina de Contabilidad emite mensualmente entre 2500 y 3000 comprobantes de venta correspondientes a procesos no automatizados. Esta distribución es variable y tiene picos en algunos meses del año, principalmente en marzo, agosto (meses de matrícula); y en diciembre por el cierre de año.
Anteriormente, todo este proceso se realizaba manualmente, lo que suponía una carga de trabajo extrema, que se traducía en estrés y muchas horas de trabajo adicional para el equipo; no sólo por el gran volumen de comprobantes a emitir; sino también por la responsabilidad de cumplir con los plazos establecidos por SUNAT; es por ello que en ocasiones esta labor demandaba el apoyo de otras secciones.
En 2015, la situación se agravó aún más con la implementación de la facturación electrónica; aunque, para ese entonces, la sección ya era consciente de la necesidad de una automatización basada en inteligencia artificial, su alto costo lo hacía inviable de desarrollar.
LA SOLUCIÓN
UiPath: más que una plataforma, un integrante del equipo
Es entonces que, la iniciativa de transformación digital promovida por la PUCP, cayó como anillo al dedo; y en septiembre de 2022, llega UiPath, una plataforma que permite automatizar las tareas repetitivas y manuales, permitiendo la creación de un RPA, el cual fue bautizado por la sección como “Robotín” y con él, el equipo ha reducido significativamente el tiempo de emisión de comprobantes; liberado una cantidad considerable de horas de trabajo que ahora puede dedicarse a actividades que generen mayor valor.
“Robotín” toma la información de un Excel, y la carga en el Sicop – sistema de facturación de la Universidad–. La gran ventaja es que, por ejemplo, a “Robotín” se le deja funcionando por la noche de tal forma que adelanta el trabajo mientras el equipo no está.
“Buscamos un común denominador y encontramos que la mayoría de los procesos manuales implicaban la emisión de comprobantes y vimos que con eso podíamos resolver parte del problema. Estamos hablando de 750 horas de trabajo al año”.
Juanita Palacín Luque
Jefa de la sección de Facturación PUCP
Los retos
Continuar agilizando el proceso de emisión
Los resultados
Un caso de éxito que ha servido de ejemplo
Los resultados obtenidos con esta herramienta, han inspirado y animado al Centro Cultural PUCP a utilizar a “Robotin”, especialmente durante eventos como el Festival de Cine de Lima en agosto, donde se generan un gran número de boletas de venta por sus actividades de cine y teatro. Es así que, desde marzo hasta diciembre de 2023, el CCPUCP ha automatizado la emisión de 12,000 comprobantes con la ayuda de UiPath.
28.500
Comprobantes que se han procesado con ayuda de UiPath en el 2023.
750
Horas-Hombre de trabajo se han ahorrado con la implementación de UiPath.
Cabe destacar que la Oficina de Contabilidad ha acompañado en el proceso de implementación y que este proyecto ha marcado un hito, ya que, por primera vez una herramienta tecnológica ha obtenido un acceso a los sistemas de la PUCP como si se tratase de un trabajador más.
Nos encontramos frente a otro caso exitoso que configura una historia de transformación digital que nos sirve de inspiración en nuestro camino de seguir innovando. Transformar ahora, trascender siempre.
Ubicación
Campus principal
RUC: 20155945860
