[Casos de éxito] Emisión de contratos de Docentes TPA – DGTH
Casos de Éxito:
Dirección de Gestión del Talento Humano
Emisión de contratos de Docentes TPA
Más de 500 contratos y declaraciones juradas fueron gestionados con Kissflow e Intellisign.
La Dirección de Gestión del Talento Humano (DGTH), a través del trabajo de Iván Porras, Coordinador de Gestión de Datos, y Miguel Apolo, Practicante Profesional, implementó un sistema automatizado para la emisión y firma digital de contratos docentes de tiempo parcial con Kissflow e Intellisign.
Un primer paso
Previo a esta implementación, la emisión de contratos se realizaba de forma manual, utilizando Excel y Word, además de realizar envíos individuales por correo electrónico. Si bien se desarrolló una primera versión de la automatización mediante un script en Google Drive, que permitía enviar correos automáticos, aún requería de supervisión constante.
A partir de esa experiencia, el equipo decidió escalar el proyecto y conectar Kissflow con Intellisign.
“Nos preguntamos: ¿por qué no hacerlo en masa? En vez de mandar un contrato por envío, enviar 300 o 400. Ahí empezamos a investigar la forma de hacerlo”.
Miguel Apolo
Practicante Profesional de Gestión de Datos (DGTH)
Desarrollo e implementación
Se desarrolló una integración que permite que ambas plataformas se comuniquen entre sí. Desde Kissflow se envía el documento a Intellisign para su firma y, una vez firmado, Intellisign devuelve la información a Kissflow mediante un webhook, lo que activa automáticamente las acciones correspondientes.
Uno de los principales retos fue la masificación de los envíos, que después de numerosas pruebas, permitió lanzar con éxito la implementación a gran escala. Asimismo, un logro técnico destacado fue la adaptación de la plataforma para habilitar la firma simultánea de dos documentos: el contrato y las declaraciones juradas.
Este proceso demandó entre dos y tres meses de trabajo continuo.
Alianzas que transforman
El proyecto fue un esfuerzo conjunto entre el área de Gestión de Datos de la Dirección de Gestión del Talento Humano (DGTH), liderada por Iván Porras y Miguel Apolo, y la Oficina de Transformación Digital (OTxD). En coordinación con Diego Dávila, miembro del Centro de Excelencia (CoE), se realizaron los ajustes técnicos y las pruebas de conexión entre ambas plataformas.
Además, un rol fundamental lo desempeñó la Oficina de Relaciones Laborales, al proporcionar la información necesaria para la configuración de los contratos y declaraciones juradas
“Es gratificante que todo el esfuerzo que hemos realizado se vea reflejado en que la automatización realmente se está utilizando. Además, hemos creado lazos importantes con el área de Relaciones Laborales, ya que han sido una parte fundamental, un pilar clave para el proyecto”.
Iván Porras
Coordinador de Gestión de Datos (DGTH)
Cambio ágil y resultados
La iniciativa permitió pasar de un proceso uno a uno a un flujo automatizado capaz de gestionar más de 500 documentos. La solución resolvió cuellos de botella críticos y elevó la eficiencia del proceso de firma de TPA, impulsando así el crecimiento del área de Gestión de Datos.
Igualmente, con la integración con Intellisign, se logró una trazabilidad completa del proceso de firmas, incluyendo estadísticas y recordatorios automáticos. Una vez que los documentos son firmados, se cargan automáticamente en la nube y son registrados por la Oficina de Relaciones Laborales, eliminando pasos manuales y facilitando una presentación interactiva y centralizada de la información.
Aprendizajes y futuro
El equipo proyecta ampliar las capacidades del sistema, incorporando nuevos tipos de contratos según variables como la residencia o la condición de trabajador extranjero.
Asimismo, se busca mejorar los mensajes de notificación y optimizar otras etapas del proceso, con el propósito de fortalecer la experiencia de los usuarios y consolidar un sistema sostenible y autogestionable.
“Las necesidades cambian según la naturaleza de cada proceso. Por ello ha sido un proyecto grande y retador, en el que adaptamos nuestras ideas, las fuimos transformando con el tiempo e incorporamos nuevas herramientas para dar mejores soluciones”.
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