[Casos de éxito] Digitalización de la asistencia y votaciones en la Asamblea Universitaria- Secretaría General
Casos de Éxito:
Secretaría General
Digitalización de la asistencia y votaciones en la Asamblea Universitaria
Un sistema ágil que mejora la gestión del pleno, con orden y claridad en cada sesión.
La Secretaría General de la PUCP marcó un hito en la digitalización de sus procesos al implementar un sistema automatizado de asistencia y votaciones durante el pleno universitario, utilizando la plataforma Kissflow.
La iniciativa liderada por Luis Lázaro, especialista de Gestión y Proyectos, mejoró la rapidez, transparencia y organización en este espacio.
Antes del salto digital
Hasta hace poco, las asambleas se desarrollaban con procedimientos tradicionales. La asistencia se registraba de forma física, donde cada asambleísta firmaba al ingresar, mientras un miembro del equipo verificaba su nombre en una lista impresa. En el caso de las votaciones, el conteo se realizaba de manera presencial, cuando los asistentes levantaban la mano para efectuar su voto.
Si bien el sistema era funcional, resultaba más exigente en sesiones con más de 60 participantes y varias votaciones por agenda, ya que cada ronda podía tomar hasta 15 minutos, extendiendo la duración de las reuniones.
“Cada bloque contaba los votos y los verificaba dos veces para asegurarse de que coincidieran los resultados”.
Luis Lázaro
Especialista de Gestión
y Proyectos
Secretaría General
Agilidad en acción
Para desarrollar el sistema, el equipo aplicó el marco ágil Scrum, para centrarse en el diseño de las necesidades de todos los actores del proceso, entre los cuales se encontraban el Secretario General, los responsables del conteo, los asistentes técnicos y los asambleístas.
Al lado de ello, se trabajó con un mapeo del proceso actual que identificó los puntos de mejora. Posteriormente, se creó un prototipo en Kissflow, ajustado con la retroalimentación de los usuarios.
El proyecto contó con el acompañamiento de la Oficina de Transformación Digital (OTxD) para consultas técnicas específicas, en particular de Marcelo Naucapoma, integrante del Centro de Excelencia (CoE).
“El principal aprendizaje fue la importancia de la planificación detallada y la validación constante desde la perspectiva de los usuarios. También comprendí el valor de mantener una comunicación clara entre las áreas involucradas y de anticipar posibles resistencias al cambio”.
Luis Lázaro
Especialista de Gestión de Proyectos
Secretaría General
Transformando la experiencia
Al inicio de la jornada, cada asambleísta registró su ingreso mediante un formulario digital que valida su identidad y almacena su firma en un dataset centralizado, lo que facilitaba la verificación de quórum.
Para las votaciones a mano alzada, se proyectó un código QR que los asistentes escanearon desde sus dispositivos.
Seguidamente, fueron dirigidos a un formulario, donde cada persona pudo ingresar su DNI y seleccionar entre las opciones (“Sí”, “No” o “Me abstengo”) , para luego enviar su respuesta con un solo clic.
Eficiencia y trazabilidad
La digitalización del proceso de asistencia y votaciones trajo mejoras notables en rapidez, orden y precisión. El tiempo total de cada votación se redujo de 15 a solo 5 minutos. Además, el sistema garantiza la validez de los votos al permitir la participación únicamente de quienes registraron su asistencia, demostrando la transparencia del proceso.
Finalmente, la información se consolida automáticamente en Google Sheets y se muestran el total de votos en tiempo real a través de la proyección de un Google Slides.
Compromiso con la mejora continua
Esta primera experiencia permitió identificar oportunidades de mejora para seguir optimizando la herramienta. Actualmente, el equipo se encuentra en una etapa de análisis y validación de comentarios para optimizar el proceso de votación.
A mediano plazo, el objetivo es avanzar hacia una asamblea completamente digital, en la que cada etapa, desde el registro de asistencia hasta la generación y validación del acta final, garantice la fiabilidad y la comodidad de los participantes.
“Haber liderado este proyecto significó asumir la responsabilidad de cumplir con las necesidades que conlleva el proceso de votaciones con transparencia, agilidad y trazabilidad. Fue un reto que implicó combinar la gestión técnica con la comunicación efectiva y la toma de decisiones colaborativas”.
Luis Lázaro
Especialista de Gestión de Proyectos
Secretaría General
Respuestas